Sous-traitance Qualiopi : Guide complet pour les organismes de formation Sous-traitance Qualiopi : Guide complet pour les organismes de formation

Dans le paysage dynamique de la formation professionnelle, la sous-traitance s’impose comme un outil précieux pour les organismes de formation. Elle leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant de l’expertise de prestataires externes pour des tâches spécifiques.

Cependant, depuis l’introduction du label Qualiopi en 2019, la sous-traitance est encadrée par des exigences particulières. Ce guide complet vous propose un panorama détaillé de la sous-traitance Qualiopi, vous éclairant sur ses enjeux, ses obligations et les bonnes pratiques à adopter.

Que vous soyez un organisme de formation expérimenté ou que vous vous lanciez dans la sous-traitance, ce guide vous accompagnera pour une utilisation sereine et efficace de cette pratique.

Plongez dans les rouages de la sous-traitance Qualiopi et découvrez :

Les tenants et aboutissants de la sous-traitance Qualiopi : définition, contexte et motivations de son recours.
Les obligations du donneur d’ordre et du sous-traitant : responsabilités et exigences spécifiques à chaque partie prenante.
Les 5 étapes clés pour réussir sa sous-traitance Qualiopi : de la sélection du sous-traitant à l’évaluation de la prestation.
Les exigences Qualiopi spécifiques à la sous-traitance : points d’attention et adaptations à prendre en compte.
FAQ pour une compréhension optimale : réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la sous-traitance Qualiopi.

Ce guide complet vous permettra de :

Maîtriser les aspects juridiques et réglementaires de la sous-traitance Qualiopi.
Choisir le sous-traitant idéal pour vos besoins spécifiques.
Élaborer un contrat de sous-traitance clair et précis.
Assurer un suivi efficace de la prestation sous-traitée.
Garantir une qualité de formation conforme aux exigences Qualiopi.

Que vous soyez donneur d’ordre ou sous-traitant, ce guide vous accompagnera dans vos démarches et vous permettra de tirer le meilleur parti de la sous-traitance Qualiopi.

Soyez prêts à optimiser votre activité de formation et à offrir à vos stagiaires des parcours d’apprentissage de qualité irréprochable.

1. Définition et contexte de la sous-traitance Qualiopi 1. Définition et contexte de la sous-traitance Qualiopi

1.1 Qu’est-ce que la sous-traitance Qualiopi ?

La sous-traitance Qualiopi est une pratique courante dans le secteur de la formation professionnelle qui consiste à confier à un autre organisme de formation, appelé sous-traitant, la réalisation de tout ou partie d’une prestation de formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF).

En d’autres termes, l’organisme de formation, également appelé donneur d’ordre, délègue une partie de ses activités de formation à un prestataire externe spécialisé. Cette pratique permet aux organismes de formation de :

Se concentrer sur leur cœur de métier et développer leurs compétences dans des domaines spécifiques.
Accroître leur capacité de production pour répondre à une demande croissante de formations.
Bénéficier de l’expertise de prestataires spécialisés dans des domaines pointus ou nécessitant des équipements spécifiques.
Optimiser leurs coûts en externalisant certaines tâches.

La sous-traitance Qualiopi est soumise à des exigences particulières définies par le référentiel Qualiopi, qui garantit la qualité des prestations de formation dispensées. Ces exigences portent notamment sur la sélection du sous-traitant, la formalisation du contrat de sous-traitance, le suivi de la prestation et l’évaluation de la satisfaction des stagiaires.

Il est important de noter que la sous-traitance Qualiopi ne dispense pas le donneur d’ordre de sa responsabilité vis-à-vis des stagiaires. Il doit s’assurer que la formation dispensée par le sous-traitant est conforme aux exigences du référentiel Qualiopi et répond aux besoins des stagiaires.

La sous-traitance Qualiopi peut être un outil précieux pour les organismes de formation qui souhaitent développer leur activité et offrir à leurs stagiaires des formations de qualité. Cependant, il est important de l’utiliser de manière encadrée et responsable pour garantir le respect des exigences Qualiopi et la satisfaction des stagiaires.

1.2 Pourquoi recourir à la sous-traitance Qualiopi ?

Les organismes de formation ont recours à la sous-traitance Qualiopi pour plusieurs raisons majeures :

Bénéficier de l’expertise de prestataires spécialisés

La sous-traitance permet aux organismes de formation de se concentrer sur leur cœur de métier et de proposer à leurs clients une offre de formation plus large et plus pointue. En effet, ils peuvent faire appel à des prestataires externes spécialisés dans des domaines spécifiques de la formation, tels que :

Les formations techniques nécessitant des équipements spécifiques ou des compétences techniques pointues.
Les formations linguistiques dispensées par des formateurs natifs ou ayant une expertise reconnue dans une langue particulière.
Les formations comportementales animées par des coachs ou des consultants spécialisés dans le développement personnel ou le management.

En faisant appel à des prestataires spécialisés, les organismes de formation peuvent garantir à leurs clients une formation de qualité dispensée par des professionnels expérimentés.

Accroître leur capacité de production

La sous-traitance permet aux organismes de formation de répondre à une demande croissante de formations sans avoir à investir dans des moyens humains et matériels supplémentaires. En effet, ils peuvent externaliser certaines tâches, telles que la conception des supports pédagogiques, la mise en place des plateformes de formation en ligne ou l’animation des formations.

Cela leur permet de :

Réduire leurs charges fixes et d’optimiser leurs coûts.
Gagner en flexibilité et s’adapter rapidement aux fluctuations de la demande.
Répondre à des appels d’offres plus conséquents et toucher un public plus large.

Optimiser leurs coûts

La sous-traitance peut également permettre aux organismes de formation de réduire leurs coûts, notamment en externalisant des tâches chronophages ou nécessitant des compétences spécifiques. De plus, la sous-traitance peut leur permettre de :

Bénéficier de l’effet de volume en négociant des tarifs avantageux avec des prestataires externes.
Échapper à certains frais indirects, tels que les charges sociales et les frais de déplacement.
Se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée et améliorer leur rentabilité.

En résumé, la sous-traitance Qualiopi peut être un outil précieux pour les organismes de formation qui souhaitent développer leur activité, offrir une gamme de formations plus large et plus pointue, et optimiser leurs coûts.

Cependant, il est important de bien choisir son sous-traitant et de formaliser le contrat de sous-traitance par écrit afin de garantir le respect des exigences Qualiopi et la satisfaction des stagiaires.

1.3 Quelles sont les obligations du donneur d’ordre et du sous-traitant ?

La sous-traitance Qualiopi implique des responsabilités distinctes pour le donneur d’ordre (organisme de formation confiant la prestation) et le sous-traitant (organisme de formation réalisant la prestation).

Obligations du donneur d’ordre

En tant que donneur d’ordre, vous avez plusieurs obligations importantes à respecter :

Sélection rigoureuse du sous-traitant : Vous devez vous assurer que le sous-traitant est certifié Qualiopi pour la catégorie d’action de formation concernée. Cette certification garantit que le sous-traitant dispose des compétences et des moyens nécessaires pour dispenser une formation de qualité.
Vérification des qualifications et des moyens : Au-delà de la certification Qualiopi, vous devez vous assurer que le sous-traitant possède les qualifications requises, les ressources humaines et matérielles adéquates, ainsi que l’expérience nécessaire pour mener à bien la formation. Cela peut inclure la vérification des diplômes des formateurs, des équipements disponibles et des références du sous-traitant.
Formalisation du contrat de sous-traitance : Un contrat écrit clair et précis est indispensable. Il doit définir l’objet de la prestation (thématique de la formation, contenu pédagogique, etc.), les conditions de réalisation (délais, coûts, modalités d’évaluation), la répartition des responsabilités entre vous et le sous-traitant, les conditions de paiement, les clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle, et les conditions de résiliation du contrat.
Suivi de la prestation : Vous devez mettre en place un suivi de la prestation pour vous assurer que la formation est dispensée conformément aux exigences du contrat et du référentiel Qualiopi. Cela peut se faire par le biais de réunions régulières avec le sous-traitant, de rapports d’avancement ou de visites de terrain.
Information des stagiaires : Vous devez informer les stagiaires de la sous-traitance et leur communiquer les coordonnées du sous-traitant. Cela permet aux stagiaires de savoir qui dispense la formation et de pouvoir contacter le sous-traitant en cas de besoin.

Obligations du sous-traitant

Le sous-traitant, quant à lui, a également des obligations à respecter :

Certification Qualiopi obligatoire : Comme pour le donneur d’ordre, le sous-traitant doit être certifié Qualiopi pour la catégorie d’action de formation concernée.
Compétences et moyens adéquats : Le sous-traitant doit s’assurer de disposer des compétences et des moyens nécessaires pour réaliser la prestation, en adéquation avec les exigences du contrat et du référentiel Qualiopi.
Respect du contrat de sous-traitance : Le sous-traitant doit respecter toutes les clauses du contrat convenu avec le donneur d’ordre, notamment les délais, les coûts et les modalités d’évaluation de la formation.
Évaluation de la satisfaction des stagiaires : Le sous-traitant doit mettre en œuvre un processus d’évaluation de la satisfaction des stagiaires. Cela peut se faire par le biais de questionnaires de satisfaction, d’entretiens individuels ou de groupes de discussion. Les résultats de cette évaluation doivent être transmis au donneur d’ordre.
Transmission des éléments de suivi : Le sous-traitant doit fournir au donneur d’ordre tous les éléments nécessaires au suivi de la prestation. Cela peut inclure des rapports d’activité, des évaluations des stagiaires et des justificatifs de dépenses.

En respectant ces obligations respectives, le donneur d’ordre et le sous-traitant peuvent garantir une collaboration fructueuse et la réussite de la formation dispensée aux stagiaires.

2. Sous-traitance Qualiopi : Guide complet pour les organismes de formation 2. Sous-traitance Qualiopi : Guide complet pour les organismes de formation

2.1 Choisir le bon sous-traitant

Le choix du sous-traitant est une étape cruciale pour la réussite de la sous-traitance Qualiopi. En effet, un sous-traitant compétent et fiable permettra de garantir la qualité de la formation dispensée et la satisfaction des stagiaires. Pour choisir le bon sous-traitant, il est important de suivre plusieurs étapes clés :

Définir vos besoins précis

Avant de commencer votre recherche, prenez le temps de définir précisément vos besoins en matière de formation. Cela inclut notamment :

La thématique de la formation
Le public cible
Les objectifs pédagogiques
Le contenu pédagogique souhaité
Le format de la formation (présentiel, distanciel, hybride)
Les délais et le budget

Identifier les sous-traitants potentiels

Une fois vos besoins définis, vous pouvez commencer à identifier les sous-traitants potentiels. Plusieurs sources peuvent vous aider dans votre recherche :

Le répertoire des organismes de formation certifiés Qualiopi sur le site internet de France Compétence
Les recommandations de vos pairs dans le secteur de la formation
Les salons et événements professionnels dédiés à la formation
Les moteurs de recherche sur internet

Évaluer les sous-traitants

Une fois que vous avez identifié une liste de sous-traitants potentiels, il est important de les évaluer soigneusement. Pour cela, vous pouvez vous baser sur les critères suivants :

La certification Qualiopi du sous-traitant pour la catégorie d’action de formation concernée
L’expérience du sous-traitant dans le domaine de la formation
Les qualifications des formateurs du sous-traitant
Les références du sous-traitant
La méthodologie pédagogique du sous-traitant
Les outils et les ressources pédagogiques utilisés par le sous-traitant
Le rapport qualité-prix proposé par le sous-traitant

Rencontrer les sous-traitants

Il est important de rencontrer les sous-traitants présélectionnés pour discuter de vos besoins et de leur proposition. Cela vous permettra de mieux cerner leur expertise et leur capacité à répondre à vos attentes.

Demander des devis

Une fois que vous avez rencontré les sous-traitants, vous pouvez leur demander de fournir des devis. Les devis doivent inclure toutes les informations nécessaires, telles que le prix de la prestation, les délais, les conditions de paiement et les modalités d’évaluation de la formation.

Sélectionner le sous-traitant

Après avoir analysé les devis et les propositions des différents sous-traitants, vous pouvez sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

En choisissant le bon sous-traitant, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que la sous-traitance Qualiopi soit une réussite et que la formation dispensée à vos stagiaires soit de qualité.

Voici quelques conseils supplémentaires pour choisir le bon sous-traitant :

N’hésitez pas à poser des questions aux sous-traitants pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin.
Vérifiez les références des sous-traitants en contactant d’anciens clients.
Demandez des échantillons de supports pédagogiques ou des vidéos de formations réalisées par les sous-traitants.
Faites confiance à votre instinct et choisissez le sous-traitant avec lequel vous avez le meilleur feeling.

En suivant ces étapes et en prenant le temps de bien choisir votre sous-traitant, vous pourrez vous assurer d’une collaboration fructueuse et d’une prestation de formation de qualité.

2.2 Formaliser le contrat de sous-traitance

La formalisation du contrat de sous-traitance est une étape essentielle pour sécuriser la relation entre le donneur d’ordre et le sous-traitant et garantir le bon déroulement de la prestation. Le contrat doit être clair, précis et complet, et il doit respecter les exigences du référentiel Qualiopi.

Voici les éléments clés que doit inclure le contrat de sous-traitance Qualiopi :

L’identité des parties : Le nom, l’adresse et le numéro de SIRET du donneur d’ordre et du sous-traitant.
L’objet de la prestation : La thématique de la formation, le public cible, les objectifs pédagogiques, le contenu pédagogique, le format de la formation (présentiel, distanciel, hybride), les délais et le budget.
Les conditions de réalisation de la prestation : Les modalités de dispense de la formation (lieu, dates, horaires), les supports pédagogiques utilisés, les modalités d’évaluation des stagiaires, les procédures de gestion des absences et des annulations.
Les responsabilités des parties : Les obligations respectives du donneur d’ordre et du sous-traitant, notamment en matière de sélection des formateurs, de respect des consignes de sécurité, de confidentialité des données personnelles, etc.
Les conditions de paiement : Le prix de la prestation, les modalités de paiement, les délais de paiement.
Les clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle : Les dispositions relatives à la protection des informations confidentielles et à la propriété intellectuelle des supports pédagogiques.
Les conditions de résiliation du contrat : Les cas de résiliation du contrat, les préavis et les indemnités éventuelles.
Les garanties contractuelles : Les garanties accordées par le sous-traitant au donneur d’ordre, notamment en matière de qualité de la prestation et de respect des réglementations en vigueur.
Le droit applicable et le tribunal compétent : Le droit applicable au contrat et le tribunal compétent en cas de litige.

Il est important de rédiger le contrat de sous-traitance en français et de le faire signer par les deux parties. Il est également conseillé de faire relire le contrat par un juriste pour s’assurer de sa validité juridique.

En plus des éléments clés mentionnés ci-dessus, le contrat de sous-traitance Qualiopi peut également inclure des clauses spécifiques, telles que :

Une clause de substitution permettant au donneur d’ordre de faire appel à un autre sous-traitant en cas de défaillance du sous-traitant initial.
Une clause de non-concurrence interdisant au sous-traitant de travailler pour des concurrents du donneur d’ordre pendant une certaine durée après la fin de la prestation.
Une clause de médiation prévoyant le recours à un médiateur en cas de litige entre les parties.

La formalisation d’un contrat de sous-traitance clair et précis permet de prévenir les litiges et de garantir une collaboration sereine entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.

Voici quelques conseils supplémentaires pour formaliser le contrat de sous-traitance Qualiopi :

Impliquez tous les acteurs concernés dans la rédaction du contrat, notamment les responsables pédagogiques et les responsables administratifs.
N’hésitez pas à négocier les clauses du contrat avec le sous-traitant afin d’obtenir les meilleures conditions possibles.
Faites attention aux conditions générales de vente du sous-traitant, qui peuvent contenir des clauses contraires aux exigences du référentiel Qualiopi.
Conservez une copie du contrat de sous-traitance dans vos archives pendant une durée de 5 ans au minimum.

En suivant ces conseils, vous pourrez formaliser un contrat de sous-traitance Qualiopi conforme aux exigences légales et contractuelles, et ainsi sécuriser votre collaboration avec le sous-traitant.

2.3 Suivi de la prestation

La mise en place d’un suivi de la prestation est essentielle pour garantir que la formation dispensée par le sous-traitant est conforme aux exigences du contrat et du référentiel Qualiopi. Le donneur d’ordre doit s’assurer que le sous-traitant respecte ses engagements et que la qualité de la formation est au rendez-vous.

Voici les principales étapes du suivi de la prestation :

Avant le démarrage de la formation :

Vérifier que le sous-traitant a bien sélectionné des formateurs qualifiés et expérimentés pour dispenser la formation.
S’assurer que les supports pédagogiques mis à disposition des stagiaires sont conformes au contenu pédagogique convenu.
Organiser une réunion de cadrage avec le sous-traitant pour définir les modalités de communication et de suivi de la prestation.

Pendant la formation :

Mettre en place des questionnaires de satisfaction intermédiaires auprès des stagiaires pour recueillir leur avis sur la formation.
Organiser des visites de terrain pour observer le déroulement de la formation et s’assurer du respect des consignes pédagogiques.
Echanger régulièrement avec le sous-traitant pour faire le point sur l’avancement de la formation et lever d’éventuels points de blocage.

Après la formation :

Analyser les résultats des évaluations finales des stagiaires réalisées par le sous-traitant.
Organiser une réunion de bilan avec le sous-traitant pour discuter du déroulement de la formation et identifier les points d’amélioration.
Analyser les retours d’expérience des stagiaires pour identifier les points forts et les points faibles de la formation.

Les outils de suivi de la prestation

Plusieurs outils peuvent être utilisés pour assurer le suivi de la prestation :

Des grilles d’observation pour évaluer le déroulement de la formation et le respect des consignes pédagogiques.
Des questionnaires de satisfaction pour recueillir l’avis des stagiaires sur la formation.
Des plateformes collaboratives pour faciliter les échanges entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.
Des bilans de formation à remettre aux stagiaires à l’issue de la formation.

En mettant en place un suivi rigoureux de la prestation, le donneur d’ordre peut s’assurer de la qualité de la formation dispensée par le sous-traitant et ainsi remplir ses obligations vis-à-vis des stagiaires et du référentiel Qualiopi.

Voici quelques conseils supplémentaires pour assurer le suivi de la prestation :

Définissez des indicateurs de suivi clairs et mesurables dès le départ.
Communiquez régulièrement avec le sous-traitant tout au long de la prestation.
Soyez réactif en cas de problèmes et n’hésitez pas à alerter le sous-traitant en cas de non-conformité.
Valorisez les bonnes pratiques et encouragez le sous-traitant à s’améliorer en continu.

Un suivi de la prestation efficace permet de garantir une collaboration fructueuse avec le sous-traitant et de proposer des formations de qualité aux stagiaires.

2.4 Évaluation de la satisfaction des stagiaires

L’évaluation de la satisfaction des stagiaires est une composante essentielle du suivi de la prestation de sous-traitance Qualiopi. Elle permet au donneur d’ordre de mesurer la qualité de la formation dispensée par le sous-traitant et d’identifier les points d’amélioration.

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour évaluer la satisfaction des stagiaires, notamment :

Des questionnaires de satisfaction distribués aux stagiaires à l’issue de la formation. Ces questionnaires peuvent porter sur différents aspects de la formation, tels que le contenu pédagogique, l’animation par les formateurs, les supports pédagogiques, les conditions d’accueil et de suivi.
Des entretiens individuels avec les stagiaires pour recueillir leurs impressions plus détaillées sur la formation.
Des groupes de discussion organisés avec les stagiaires pour favoriser les échanges et le partage d’expériences.
Des analyses des avis déposés sur les réseaux sociaux ou les plateformes d’avis en ligne.

Il est important de choisir une méthode d’évaluation adaptée à la situation et aux objectifs du donneur d’ordre. Les questionnaires de satisfaction sont une méthode simple et efficace pour collecter des données quantitatives, tandis que les entretiens individuels et les groupes de discussion permettent de recueillir des données qualitatives plus riches.

Quelle que soit la méthode choisie, il est important de veiller à la qualité de l’évaluation. Les questions posées doivent être claires, précises et non suggestives. Les conditions de passation de l’évaluation doivent être favorables à la liberté d’expression des stagiaires.

Les résultats de l’évaluation de la satisfaction des stagiaires doivent être analysés avec soin. Le donneur d’ordre doit identifier les points forts et les points faibles de la formation et prendre des mesures correctives si nécessaire. Il est également important de communiquer les résultats de l’évaluation aux stagiaires et au sous-traitant.

En évaluant régulièrement la satisfaction des stagiaires, le donneur d’ordre peut s’assurer que la qualité des formations dispensées par le sous-traitant reste toujours au plus haut niveau.

Voici quelques conseils supplémentaires pour évaluer la satisfaction des stagiaires :

Impliquez les stagiaires dans le processus d’évaluation en leur demandant de proposer des questions ou des thèmes à aborder.
Faites preuve de transparence sur les modalités d’évaluation et l’utilisation des résultats.
Récompensez les stagiaires qui participent à l’évaluation.
Valorisez les bonnes pratiques et encouragez le sous-traitant à s’améliorer en continu.

L’évaluation de la satisfaction des stagiaires est un outil précieux pour le donneur d’ordre qui souhaite améliorer la qualité de ses formations et offrir une expérience d’apprentissage optimale à ses stagiaires.

2.5 Gérer les situations à risque

La sous-traitance Qualiopi, bien qu’encadrée, n’est pas sans risque. Il est important pour le donneur d’ordre d’être capable d’anticiper et de gérer les situations à risque afin de protéger ses intérêts et de garantir la réussite de la formation.

Voici quelques situations à risque courantes et des conseils pour les gérer :

Non-respect du contrat par le sous-traitant : Si le sous-traitant ne respecte pas ses engagements contractuels (délais, contenu pédagogique, qualification des formateurs, etc.), le donneur d’ordre doit réagir rapidement. Il peut mettre en demeure le sous-traitant, proposer des solutions correctives, voire résilier le contrat si les manquements sont graves.

Action à mener : Documentez précisément les manquements contractuels et engagez un dialogue constructif avec le sous-traitant. Si nécessaire, envisagez l’assistance d’un juriste pour faire valoir vos droits.

Insatisfaction des stagiaires : Si les stagiaires sont insatisfaits de la formation dispensée par le sous-traitant, le donneur d’ordre doit analyser les raisons de cette insatisfaction et prendre des mesures correctives. Il peut s’agir de proposer une formation complémentaire, de modifier le contenu pédagogique ou de changer de sous-traitant.

Action à mener : Analysez les retours d’évaluation des stagiaires et engagez une discussion avec le sous-traitant pour identifier les causes de l’insatisfaction. Mettez en place des actions correctives et tenez informés les stagiaires des mesures prises.

Faillite du sous-traitant : Si le sous-traitant fait faillite, le donneur d’ordre risque de ne pas pouvoir honorer ses engagements vis-à-vis des stagiaires. Il est important de prévoir une clause de substitution dans le contrat de sous-traitance, permettant de faire appel à un autre sous-traitant en cas de défaillance du premier.

Action à mener : Activez la clause de substitution prévue au contrat et recherchez rapidement un nouveau sous-traitant qualifié pour assurer la continuité de la formation. Informez les stagiaires de la situation et des solutions mises en place.

Non-conformité aux exigences Qualiopi : Si le donneur d’ordre ne respecte pas ses obligations en matière de sous-traitance Qualiopi, il risque de voir sa certification Qualiopi remise en cause. Il est important de s’assurer que le sous-traitant est bien certifié Qualiopi pour la catégorie d’action de formation concernée et de formaliser un contrat de sous-traitance respectant les exigences du référentiel Qualiopi.

Action à mener : Vérifiez scrupuleusement la certification Qualiopi du sous-traitant et la conformité du contrat de sous-traitance aux exigences du référentiel. En cas de doute, n’hésitez pas à solliciter l’appui d’un organisme certificateur Qualiopi.

En anticipant les situations à risque et en mettant en place des mesures de prévention, le donneur d’ordre peut limiter les impacts négatifs et garantir le bon déroulement de la formation sous-traitée.

En complément des conseils ci-dessus, il est également important de :

Conserver une copie de tous les documents relatifs à la sous-traitance (contrat, devis, factures, évaluations, etc.).
Souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les risques liés à la sous-traitance.
Se former régulièrement sur les exigences de la sous-traitance Qualiopi.

En adoptant une approche proactive et responsable, le donneur d’ordre peut faire de la sous-traitance Qualiopi un outil efficace pour développer son activité de formation et proposer des formations de qualité à ses stagiaires.

3. Les exigences Qualiopi spécifiques à la sous-traitance 3. Les exigences Qualiopi spécifiques à la sous-traitance

3.1 Exigences spécifiques pour les sous-traitants

Si vous êtes un organisme de formation souhaitant intervenir en tant que sous-traitant dans le cadre de la sous-traitance Qualiopi, il est important de connaître les exigences spécifiques qui vous concernent. Ces exigences viennent s’ajouter aux obligations générales de la sous-traitance et visent à garantir la qualité de la formation dispensée aux stagiaires.

Voici les principaux points d’attention pour les sous-traitants Qualiopi :

1. Certification Qualiopi obligatoire

Tout comme le donneur d’ordre, vous devez être certifié Qualiopi pour la catégorie d’action de formation que vous allez sous-traiter. La certification Qualiopi atteste de votre capacité à dispenser des formations de qualité et de votre respect des exigences du référentiel national de la qualité des formations professionnelles.

2. Adaptation du processus d’audit

Lors de l’audit de certification Qualiopi, votre organisme de formation fera l’objet d’une évaluation spécifique sur la sous-traitance. L’auditeur Qualiopi vérifiera notamment :

Votre capacité à sélectionner des donneurs d’ordre fiables et exigeants.
La mise en place de procédures de contractualisation claires et respectant les exigences Qualiopi.
La mise en œuvre d’un suivi régulier des prestations sous-traitées.
La prise en compte des retours d’expérience des stagiaires et des donneurs d’ordre.

3. Respect des exigences Qualiopi applicables à la formation

Vous devez vous assurer de respecter toutes les exigences Qualiopi applicables à la formation que vous sous-traitez. Cela concerne notamment :

Le contenu pédagogique : La formation dispensée doit être conforme au programme défini par le donneur d’ordre et respecter les exigences du référentiel Qualiopi.
Les moyens pédagogiques et techniques : Vous devez disposer des moyens pédagogiques et techniques nécessaires pour dispenser la formation de manière efficace (supports pédagogiques, salles de formation équipées, etc.).
La qualification des formateurs : Les formateurs que vous intervenez doivent posséder les qualifications et l’expérience requises pour dispenser la formation.
L’évaluation des stagiaires : Vous devez mettre en place un processus d’évaluation des stagiaires conforme aux exigences du référentiel Qualiopi.

4. Transmission des éléments de suivi

Vous êtes tenu de transmettre au donneur d’ordre tous les éléments nécessaires au suivi de la prestation. Cela peut inclure des rapports d’activité, des évaluations des stagiaires et des justificatifs de dépenses. Cette collaboration transparente permet au donneur d’ordre de s’assurer du bon déroulement de la formation et du respect des engagements contractuels.

En respectant ces exigences spécifiques, vous contribuez à la réussite de la sous-traitance Qualiopi et à la satisfaction des stagiaires.

Voici quelques conseils supplémentaires pour les sous-traitants Qualiopi :

Formez vos équipes sur les exigences de la sous-traitance Qualiopi.
Développez des partenariats stratégiques avec des donneurs d’ordre fiables.
Mettez en place un système de management de la qualité efficace.
Améliorez en continu vos pratiques de sous-traitance.

En adoptant une démarche d’amélioration continue et en respectant les exigences Qualiopi, vous vous positionnerez comme un sous-traitant de qualité et un partenaire de confiance pour les donneurs d’ordre.

3.2 Sous-traitance en cascade interdite

Rappel : La sous-traitance en cascade est interdite dans le cadre de la sous-traitance Qualiopi pour les actions de formation financées par le Compte Personnel de Formation (CPF).

En tant que sous-traitant Qualiopi, vous ne pouvez donc pas sous-traiter une prestation de formation CPF à un autre organisme de formation.

Cependant, il est possible de sous-traiter certaines tâches spécifiques à des prestataires externes, à condition que :

Le donneur d’ordre ait donné son accord préalable.
Le sous-traitant conserve la responsabilité globale de la prestation.
Le prestataire externe soit qualifié pour réaliser la tâche sous-traitée.
Le contrat de sous-traitance respecte les exigences Qualiopi.

Suivi de la prestation en cas de sous-traitance à un prestataire externe

Si vous sous-traitez certaines tâches à un prestataire externe, vous devez mettre en place un suivi spécifique pour vous assurer de la qualité du travail réalisé.

Voici quelques éléments à suivre :

Définir clairement les tâches sous-traitées et les livrables attendus.
Sélectionner un prestataire externe qualifié et expérimenté.
Formaliser un contrat de sous-traitance précisant les obligations des deux parties.
Mettre en place un système de communication efficace avec le prestataire externe.
Suivre régulièrement l’avancement des travaux et identifier d’éventuels problèmes.
Évaluer la qualité du travail réalisé à la fin de la prestation.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez vous assurer que la sous-traitance à un prestataire externe n’a pas d’impact négatif sur la qualité de la formation dispensée aux stagiaires.

Voici quelques conseils supplémentaires pour le suivi de la prestation en cas de sous-traitance à un prestataire externe :

Visitez le prestataire externe pour vous assurer de son professionnalisme et de ses moyens techniques.
Rencontrez régulièrement le prestataire externe pour discuter de l’avancement des travaux et lever d’éventuels points de blocage.
Demandez des retours d’expérience aux stagiaires sur les tâches sous-traitées.
Faites preuve de vigilance et n’hésitez pas à mettre fin au contrat de sous-traitance si le prestataire externe ne respecte pas ses engagements.

En adoptant une approche rigoureuse et en communiquant clairement avec vos prestataires externes, vous pouvez garantir le succès de vos projets de sous-traitance et proposer des formations de qualité aux stagiaires.

3.3 Plafonnement du volume de sous-traitance pour les actions de formation CPF

Le volume de sous-traitance des actions de formation éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF) est plafonné à 80% du chiffre d’affaires réalisé par l’organisme de formation référencé sur le service dématérialisé Mon Compte Formation.

Ce plafond s’applique à l’ensemble des actions de formation CPF sous-traitées par l’organisme de formation, quel que soit le sous-traitant.

Concrètement, cela signifie qu’un organisme de formation ne peut pas sous-traiter plus de 80% des actions de formation CPF qu’il propose.

Exceptions au plafonnement

Deux exceptions existent au plafonnement du volume de sous-traitance :

Les actions de formation dispensées en dehors du territoire national.
Les actions de formation pour lesquelles il n’existe pas d’offre de formation interne ou externe adaptée.

Dans ces deux cas, l’organisme de formation peut sous-traiter l’intégralité de l’action de formation, sans limite de 80%.

Vérification du respect du plafonnement

Le respect du plafonnement du volume de sous-traitance est contrôlé par la Caisse des Dépôts et des Consignations (CDC). La CDC vérifie les déclarations de sous-traitance des organismes de formation et peut procéder à des contrôles sur place.

En cas de non-respect du plafonnement, l’organisme de formation s’expose à des sanctions, telles que la suspension ou le déréférencement du service Mon Compte Formation.

Conseils pour respecter le plafonnement du volume de sous-traitance

Voici quelques conseils pour respecter le plafonnement du volume de sous-traitance :

Développer vos compétences internes pour pouvoir dispenser un maximum d’actions de formation en interne.
Identifier des partenariats avec d’autres organismes de formation pour mutualiser les moyens et les compétences.
Se spécialiser sur certaines thématiques de formation pour lesquelles vous disposez d’une expertise reconnue.
Réserver la sous-traitance à des actions ponctuelles ou pour lesquelles vous ne disposez pas des compétences en interne.

En adoptant une stratégie de développement adaptée, vous pouvez limiter votre recours à la sous-traitance et ainsi respecter le plafonnement du volume de sous-traitance tout en proposant une offre de formation de qualité à vos stagiaires.

Voici quelques informations complémentaires sur le plafonnement du volume de sous-traitance :

En restant informé sur la réglementation et en adoptant une approche responsable de la sous-traitance, vous contribuez à la qualité de la formation professionnelle et à la pérennité de votre organisme de formation.

4. FAQ 4. FAQ

Un micro-entrepreneur peut-il être sous-traitant Qualiopi ?

Oui, un micro-entrepreneur peut être sous-traitant Qualiopi à condition de respecter certaines conditions :

Disposer des certifications professionnelles requises pour la formation concernée. Ces certifications peuvent être des titres professionnels, des diplômes, des habilitations ou des expériences attestées.
Ne pas dépasser un certain chiffre d’affaires annuel. Le plafond de chiffre d’affaires est fixé à 77 700 € HT pour les activités de formation.
Respecter les autres obligations légales et réglementaires applicables aux micro-entrepreneurs.

Si le micro-entrepreneur dépasse le plafond de chiffre d’affaires annuel, il devient obligatoire pour lui de se faire certifier Qualiopi.

Comment trouver un organisme de formation certifié Qualiopi ?

Vous pouvez trouver un organisme de formation certifié Qualiopi de plusieurs manières :

En consultant le répertoire national des organismes de formation (DATADOCK) sur le site internet de France Compétence
En contactant directement les organismes de formation.
En faisant appel à un organisme de conseil spécialisé en formation professionnelle.

Lors de votre recherche, veillez à vérifier que l’organisme de formation est bien certifié pour la catégorie d’action de formation qui vous intéresse.

Quelles sont les obligations d’un donneur d’ordre en matière de sous-traitance Qualiopi ?

En tant que donneur d’ordre, vous avez plusieurs obligations en matière de sous-traitance Qualiopi :

Vérifier que le sous-traitant est bien certifié Qualiopi pour la catégorie d’action de formation concernée.
Formaliser un contrat de sous-traitance écrit qui respecte les exigences Qualiopi.
Suivre et contrôler la prestation du sous-traitant.
S’assurer que la formation dispensée par le sous-traitant est conforme aux exigences Qualiopi.

Le non-respect de ces obligations peut exposer le donneur d’ordre à des sanctions, telles que la suspension ou le retrait de sa certification Qualiopi.

Quelles sont les obligations d’un sous-traitant Qualiopi ?

En tant que sous-traitant Qualiopi, vous avez plusieurs obligations :

Disposer des certifications professionnelles requises pour la formation concernée.
Respecter les exigences du référentiel Qualiopi.
Mettre en œuvre un processus d’évaluation des stagiaires.
Transmettre au donneur d’ordre les éléments de suivi de la prestation.

Le non-respect de ces obligations peut exposer le sous-traitant à des sanctions, telles que la résiliation du contrat de sous-traitance ou la perte de sa certification Qualiopi.

Comment gérer les litiges en cas de sous-traitance Qualiopi ?

En cas de litige entre un donneur d’ordre et un sous-traitant Qualiopi, il est important de privilégier le dialogue et la recherche d’une solution amiable.

Si la solution amiable échoue, il est possible de saisir le médiateur de la DIRECCTE (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

En dernier recours, il est possible de saisir le tribunal judiciaire.

5. Conclusion 5. Conclusion

La sous-traitance Qualiopi peut être un outil efficace pour les organismes de formation pour développer leur activité et répondre aux besoins du marché.

Cependant, il est important de respecter les exigences Qualiopi et de mettre en place un cadre contractuel rigoureux pour garantir le succès de la collaboration entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.

En suivant les conseils prodigués dans ce guide, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir vos projets de sous-traitance Qualiopi et proposer des formations de qualité à vos stagiaires.

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